Règlements de l'Association

RÈGLEMENTS

Le 14 juillet 2013

Dans le présent document, le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement pour alléger le texte.

L’Association, formée de bénévoles, est un organisme bilingue, socioculturel, et à but non lucratif.

ARTICLE 1

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

1.1   Dénomination sociale Le nom officiel de l’association est: Association  Grand Lac Rond (Lac Roddick), tel que stipulé dans les lettres patentes obtenues le 19 mai 2005 du Registraire des entreprises du Québec.

1.2   Objectif Le but de l’Association est de protéger les intérêts et le bien-être de ses membres,   d’encourager les riverains à adopter des méthodes et des moyens pour assurer  la protection de l’environnement et la qualité de l’eau du lac, et établir et maintenir divers contacts avec les autorités municipales et gouvernementales.  Les moyens d’atteindre ces buts sont:        (1)   sensibiliser les riverains à leurs droits, obligations et responsabilités;        (2)   être le porte-parole de la majorité des membres auprès des autorités;        (3)   faire la promotion de mœurs ou habitudes de vie saines et respectueuses de l’environnement naturel;        (4)   faire la promotion des règlements de chasse et pêche, ainsi que des règles de sécurité nautique;        (5)   encourager la pêche par l’ensemencement de poissons;       (6)   organiser des campagnes de souscription annuelle dans le but de recueillir des fonds pour défrayer les dépenses d’opération.

1.3   Juridiction L’Association  Grand Lac Rond regroupe les propriétaires et leur famille immédiate qui vivent autour du Grand Lac Rond,  de façon permanente ou saisonnière, et qui ont payé leurs frais d’adhésion annuels, tel que stipulé à l’article 2.2.

1.4   Année financière L’exercice financier se termine le 30 juin de chaque année.

ARTICLE 2

MEMBRE, COTISATION

2.1   Membre Est membre la personne qui répond aux dispositions de l’article 1.3 et qui a payé sa cotisation tel que stipulé à l’article 2.2.

2.2   Cotisation Pour assurer le bon fonctionnement de l’Association, le coût de la cotisation annuelle est fixé par le Conseil d’administration au moins 60 jours avant le début de la prochaine année financière. Une fois perçue, la cotisation n’est pas remboursable.

ARTICLE 3

L’ASSEMBLÉE  GÉNÉRALE  ANNUELLE

3.1   Assemblée générale annuelle      a)      Une Assemblée générale a lieu à l’intérieur de 60 jours suivant le début de l’année financière afin d’élire un nouveau Conseil d’administration et pour discuter des réalisations, projets et activités de l’Association.       b)      Un avis de convocation à l’Assemblée générale annuelle est communiqué par le président, précisant la date, l’heure et le lieu de la réunion au moins vingt-et-un (21) jours avant la tenue de la réunion.       c)      Un ordre du jour est préparé par le président et transmis avec l’avis de convocation.       d)     Afin d’éviter que la réunion s’éternise, l’ordre du jour doit préciser le temps alloué à chaque item.  À sa discrétion,  le président peut prolonger le temps alloué et le nombre d’intervenants.       e)      Si un membre désire ajouter  un item à l’ordre du jour pour  discussion et/ou  vote, il doit en aviser le président  au moins quatorze (14) jours avant la date de la réunion. Sinon, l’item sera  discuté sous la rubrique ‘Varia’ pour un maximum de dix minutes, mais sans droit de vote.       f)       Le quorum est constitué de vingt  (20) membres actifs.

3.2   Pouvoirs et fonctions de l’Assemblée générale annuelle L’Assemblée       (1)   élit les membres du Conseil d’administration selon la procédure définie aux articles 4.4 à  4.6;       (2)   suggère certains projets au Conseil d’administration, si elle le juge à propos;       (3)   suggère des modifications aux Règlements de l’Association;       (4)   approuve  par résolution le rapport annuel du trésorier;       (5)   discute des sujets soulevés par les membres avant ou pendant la réunion annuelle.

3.3   Les décisions de l’Assemblée générale     a)   Toutes les résolutions ou propositions présentées à l’assemblée générale font l’objet d’une discussion. Après la discussion, le président demande le vote.      b)  Seuls les membres en règle ont droit de vote  (1 vote par cotisation). Les votes par procuration ne sont pas valides.     c)  Le président déclare la résolution ou proposition adoptée ou rejetée, selon le vote exprimé à main-levée par les membres.     d)     Immédiatement après que le président déclare l’adoption ou le rejet d’une résolution ou proposition à main-levée, dix (10) membres peuvent demander  un vote secret de tous les membres présents. Un vote secret est présidé par  le président qui peut exprimer un vote prépondérant en cas d’égalité des voix selon l’article 4.8.

ARTICLE 4

GESTION DE L’ASSOCIATION

4.1   Conseil d’administration Les affaires de l’Association sont administrées par un Conseil d’administration formé d’un maximum de sept (7) membres votants. Le quorum est de la majorité des membres.

4.2   Réunions du Conseil d’administration Le Conseil se réunit au moins deux (2) fois par année.   Les réunions peuvent aussi se faire sur le web ou par appel conférence.

4.3   Pouvoirs et fonctions du Conseil d’administration Le Conseil d’administration (1)          remplit les mandats qui lui sont confiés par l’Assemblée générale et lui présente un rapport; (2)          veille à la bonne administration de l’Association et exerce en son nom tous les pouvoirs accordés par les présents règlements; (3)          prépare et soumet à l’approbation de l’Assemblée générale un bilan des revenus et dépenses du dernier exercice; (4)          forme les comités, définit leur mandat, approuve leur composition et désigne les responsables, après consultation avec les intéressés; (5)          accepte l’adhésion des membres et reçoit les démissions; (6)          édicte, s’il y a lieu, des règlements de régie interne pour l’administration des affaires de l’Association; (7)          propose l’adoption, l’amendement ou l’abrogation d’articles des présents règlements; (8)          approuve par résolution les dépenses des membres du Conseil d’administration ou des comités.

Élection des membres du Conseil   d’administration et durée du mandat 4.4   Élection       a)      Les membres du Conseil d’administration sont élus à l’assemblée générale annuelle.       b)      Si le président sortant ne se représente pas, il peut agir comme président d’élection.      c)      Si le président sortant décide de se représenter, il demande à l’assemblée de choisir un président d’élection.     d)     Le président d’élection demande et note les mises en candidature pour les 7 postes du Conseil d’administration.   Il vérifie ensuite si les candidat(e)s proposé(e)s acceptent de se présenter.    S’il y a plus de 7 candidats, le président d’élection procède au vote secret.

4.5   Durée du mandat Les membres du Conseil d’administration sont élus pour un mandat d’un (1) an et ils entreront en fonction à la clôture de l’assemblée générale.

4.6   Réélection Les membres du Conseil d’administration peuvent être réélus à l’expiration de leur mandat.

4.7   Vacance/Démission Les postes laissés vacants au Conseil d’administration ou à l’un des comités peuvent être comblés par le Conseil jusqu’à l’expiration du mandat. Un membre du Conseil d’administration, après trois (3) absences consécutives non motivées aux réunions convoquées, sera démis de ses fonctions.

4.8   Fonctions des membres du Conseil d’administration Suite à l’assemblée générale annuelle, le Conseil d’administration dûment élu choisit parmi ses  membres un président et un trésorier. Président (1)        assume la surveillance générale de l’administration; (2)        préside les assemblées générales et les réunions du Conseil d’administration; (3)        signe tout document qui engage la responsabilité de l’Association; (4)        exprime un vote prépondérant en cas d’égalité des voix aux assemblées générales ou au Conseil d’administration (5)        rédige les ordres du jour et convoque les membres aux réunions du Conseil d’administration; (6)        décide des questions de procédure à l’assemblée générale; (7)        assure les suivis des décisions prises aux réunions du Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle; (8)        envoie l’avis de convocation pour l’assemblée générale annuelle à tous les membres au moins vingt-et-un  (21) jours avant la date de l’assemblée; (9)        rédige et envoie la correspondance; (10)    signe avec le trésorier les chèques faits au nom de l’Association.

Président sortant est membre honoraire du Conseil d’administration pour un an, sans droit de vote.

Suite à l’assemblée générale annuelle, le Conseil d’administration dûment élu nomme un(e) secrétaire qui n’est pas nécessairement membre dudit Conseil. Secrétaire    (1)   rédige les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle;      (2)    prépare les documents pour l’assemblée générale annuelle;      (3)   reçoit et archive tous les documents officiels de l’Association;      (4)   assure la garde des procès-verbaux et de tous les registres de l’Association;      (5)   assiste le président dans ses fonctions.

Trésorier (1)        tient à jour la liste des noms de tous les membres en règle de l’Association; (2)        assume la charge et la garde des fonds de l’Association et des livres de comptabilité; (3)        dépose les fonds de l’Association dans une institution financière déterminée par le Conseil d’administration; (4)        présente un  rapport annuel au Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle; (5)        signe avec le Président les chèques émis par l’Association;             (6)     soumet son bilan annuel au vérificateur financier, pour approbation, à la fin de l’année                 financière.

Les directeurs Les autres membres du Conseil d’administration, appelés directeurs, participent aux différentes activités et comités de l’Association et assistent le président dans ses fonctions.

4.9   Fonctions du Vérificateur financier Le Vérificateur financier est nommé par résolution de l’assemblée générale annuelle pour un mandat d’un an, renouvelable. Le Vérificateur doit vérifier le rapport financier du trésorier et confirmer par écrit l’exactitude dudit  rapport au Conseil d’administration qui en informe les membres à l’assemblée générale.

ARTICLE 5

LES COMITÉS

5.1   Buts Des comités peuvent être formés par le Conseil d’administration dans le but de faciliter l’administration des affaires de  l’Association.

5.2   Autorité Les comités relèvent du Conseil d’administration.

5.3   Dépenses Un comité ne peut effectuer de dépenses au nom de l’Association sans en avoir obtenu l’approbation par résolution du Conseil d’administration.

5.4   Remboursement des frais Les membres du Conseil et de divers comités ont droit au remboursement de leurs dépenses sur présentation de pièces justificatives (dépenses ayant été officiellement approuvées au préalable).

ARTICLE 6

MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS

6.1   Modifications aux Règlements Les présents règlements peuvent être modifiés de la façon suivante :     (1)   Le membre qui désire proposer des modifications aux Règlements doit d’abord les soumettre au Conseil d’administration au moins trente (30) jours avant l’assemblée générale annuelle;     (2)   Après analyse des propositions reçues, le Conseil d’administration soumet ses recommandations à l’assemblée générale;      (3)   Deux tiers (2/3) des voix à l’assemblée générale sont requis pour l’approbation de changements aux Règlements;       (4)   Les Règlements modifiés entrent en vigueur dès l’adoption par l’assemblée générale.

ARTICLE 7

Dissolution de l’Association

7.1   Dissolution L’Association peut être dissoute par une résolution à cet effet adoptée par les deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée spéciale convoquée à cette fin et présidée par le président sortant.

Lors de cette assemblée, les membres présents devront décider de quelle façon on devra disposer du solde financier de l’Association.

Adopté  le :    14 juillet 2013

Modifié  le :